Commerciaux, pourquoi il est important de tout noter ? en 6 points.

Que ce soit au téléphone ou en face à face, mon avis est qu’il faut considérer chaque rendez-vous comme un privilège que vous fait le client qui est traditionnellement « sous l’eau » et occupé à de multiples activités dont vous êtes bien souvent loin d’être la priorité.

Il faut noter avant, pendant et après les entretiens, systématiquement mais pourquoi ?

1. Tout noter parce que cela donne confiance à votre client, lui donne de l’importance et vous permet d’asseoir votre crédibilité par rapport à tous vos concurrents qui vont en rendez-vous « les mains dans les poches ».
2. Tout noter à la prise de rendez-vous au téléphone pour vous permettre d’être encore plus en adéquation avec lui lors de l’entretien que vous aurez préparé à l’aide de ces précieuses informations. Souvent une question rapide du genre « est-ce qu’il y a un sujet, une problématique plus particulière sur laquelle vous aimeriez que je développe en particulier » est une phrase magique qui m’a souvent ouvert des territoires insoupçonnés. La question ouverte suivi d’un silence volontaire vous permet souvent de récolter un lead potentiel ou sinon un sujet qui représentera bien « souvent le caillou dans la chaussure de votre client » et sur lequel vous pourrez commencer à travailler en amont du rv.
3. Tout noter pendant le rv. C’est la règle bien connue des 80/20, laisser le clients parler 80% du temps de l’entretien « en mode psy » afin de bien comprendre ses objectifs et vous permettre de noter mots pour mots son discours pour pouvoir ensuite élaborer une proposition qui reprendra ses termes précisément et lui donnera l’assurance que vous l’avez parfaitement compris. Pour cela je conseille de tout noter sur un doc word sur votre PC qui vous permettra de retraiter le document une fois revenu au bureau.
4. Tout noter et prendre le temps reformuler en langage clair vos notes à l’issue du rv afin de consigner très précisément et de pouvoir adresser un Compte rendu de rendez-vous (CRRV), un« quasi brief » aux personnes du back office qui n’ont pas assisté au rv mais qui grâce à votre prise de notes efficace pourront répondre au besoin ou le susciter avec une proposition.
5. Tout noter parce que si votre client d’aujourd’hui n’a pas de besoins à court terme, le besoin peut-être plus lointain ou subvenir quelques mois après. Et là grâce à votre prise de notes irréprochable, vous vous ferez un plaisir au téléphone ou à un nouveau rendez-vous de lui « resservir » mots pour mots le fruit du premier entretien : effet crédibilité et efficacité garanti pour vous.

Enfin, un dernier conseil, ne pas oublier à la fin du compte-rendu de rv de synthétiser les 3, 4 ou 5 actions à réaliser qui feront suite au rv et qui vous permettront lorsque vous l’avez au téléphone la prochaine fois d’y faire référence pour montrer que vous avez aussi un parfait esprit de synthèse et que vous avez su dégager les priorités et la « substantifique moëlle » de tous les sujets abordés.